Les fêtes de fin d’année approchent à grand pas et vous ne savez plus où donner de la tête ? Cette foi-ci les papillotes près de la machine à café ne suffiront pas, et vous le savez. Alors pas de panique : pour l’occasion, on a décidé de vous partager tous nos trucs et astuces pour un séminaire de qualité. Découvrez nos 5 conseils pour un événement de fin d’année réussi !
Dresser votre cahier des charges
Séminaire de fin d’année ou pas, il est essentiel de dresser un cahier des charges pour votre évènement. Il doit notamment faire apparaitre la liste de tous vos besoins matériels et logistiques : le lieu, les animations, le traiteur & autres prestataires… Cette première étape vous permettra d’avoir une vision plus claire de votre projet et d’être sûr de ne rien laisser de côté ! Des agences et entreprises spécialisées sont à votre disposition pour vous aider dans l’organisation de votre projet. Par exemple chez Esprit Libre, notre expertise du teambuilding nous permet de composer des programmes sur mesure et de vous proposer des solutions clés en main sous forme de packages location de lieu + animation.
💡L’astuce des pro’ : La recherche de lieu représente souvent le premier challenge dans l’organisation d’un évènement : que ce soit dans vos locaux, en ville ou à la campagne, sélectionnez un lieu à l’image de votre entreprise.
Faire le bilan
Pourquoi ne pas profiter de votre séminaire de fin d’année pour faire votre retrospective annuelle ? Eh oui, cet évènement représente l’occasion parfaite pour prendre du recul et dresser le bilan de votre année auprès de vos collaborateurs. Quels étaient vos objectifs sur l’année 2022 ? Lesquels ont été atteint ? Quelles opportunités avez-vous perdues et comment corriger le tir en 2023 ?
Pour donner du sens à votre événement de fin d’année, il est recommandé de ne pas attendre le dernier moment pour vous réunir, au risque de ne plus trouver de temps disponible. Dédiez un moment précis à votre séminaire et veillez à informer à l’avance vos collaborateurs de la date pour un engagement maximal. Enfin, choisissez le moment de la journée selon l’effet escompté désiré. Matinée, après-midi, journée complète ou soirée : tous les choix sont bons tant qu’ils correspondent à la vision de votre entreprise !
💡L’astuce des pro’ : Dresser votre bilan n’est pas forcément synonyme d’une présentation barbante qui s’étale sur des heures ! Il peut faire l’objet d’un moment précis dans votre séminaire et par exemple vous permettre d’enchaîner sur une animation ludique. Vous pouvez aussi pousser la démarche encore plus loin en l’intégrant directement à une session de quizz personnalisée pour re-motiver vos troupes.
Créer du lien au sein de l’équipe
On ne va pas se mentir, si un séminaire de fin d’année accorde un temps d’échange avant de clôturer l’année, il ne faut pas oublier son objectif principal : créer ou entretenir le lien au sein de vos équipes. Garder en tête que l’organisation de ce moment festif est à destination d’une cible précise, définie dans votre cahier des charges. La liste des participants est donc de la plus haute importance. Vous pouvez décider de réaliser ce moment de cohésion au sein d’un service en particulier, ou bien avec l’ensemble des équipes de votre entreprise.
💡L’astuce des pro’ : Voyez les choses en grands pour votre événement de fin d’année et élargissez votre vision en intégrant toutes les parties-prenantes de votre business : partenaires, prestataires, fournisseurs et tout ceux qui accompagnent votre entreprise sur l’année peuvent être les bienvenus !
Remercier vos collaborateurs en marquant les esprits
Qui dit séminaire de fin d’année dit partage et festivités ! Profitez de cette occasion pour remercier vos collaborateurs et les récompenser à travers des animations, cadeaux et toutes autres expériences inédites. Misez sur l’originalité et faîtes appel aux différents sens des participants pour gravez l’évènement dans les mémoires.
💡L’astuce des pros’ : Gardez en tête que votre évènement de fin d’année a lieu pour féliciter l’investissement de vos salariés. Pensez donc à accorder une pause à vos équipes en intégrant une animation de teambuilding en guise de récompense. Cela permettra aux participants de lâcher prise et de savourez pleinement le moment.
Renforcer la culture d’entreprise avec un évènement qui vous ressemble
Les festivités hivernales représentent une grande opportunité pour renforcer votre culture d’entreprise. Mettez à profit votre séminaire de fin d’année à travers un thème ou une animation à votre image. Cela vous permettra de créer du lien avec les nouveaux arrivants et de pérenniser la confiance au sein de l’entreprise !
💡Le conseil des pro’ : Provoquez l’effet “wahou” et optez pour un programme sur mesure ! Par exemple, une activité stop motion vous permettra d’allier teambuilding et image de marque en réalisant votre carte de voeux 100 % personnalisée. Une animation deux-en-un qui accorde un moment de détente tout en obtenant un support de communication corporate & innovant.
Si vous avez suivi nos conseils, l’organisation d’un séminaire de fin d’année n’a plus aucun secret pour vous !
Ambiance décontractée ou sur son 31, vous l’aurez compris : il n’y a aucune règle stricte à suivre pour garantir la réussite de l’évènement. Gardez néanmoins en tête ces astuces : elles constituent une trame à suivre pour le bon déroulé de votre projet. Maintenant, c’est à vous de jouer : n’attendez plus et faîtes appel à nos chargés de projet pour laisser place aux festivités !